Eduka tegevusnimestiku kunst

Arvan, et to do list ehk tegevusmeelespea on üks enim kasutatud ajajuhtimise tehnikaid. Selle tehnikaga luuakse nimekiri tegevustest, mis on vaja teha, millele soovi korral lisatakse juurde muu vajalik informatsioon, näiteks prioriteedid, tähtaeg, vajalikud vahendid jne.

To do listi kasutamine on justkui omaette kunst, kuna seda saab teha nii, et see tõesti aitab aega juhtida, jätab Su samasugusesse olukorda või hoopis tekitab ahastustunde, sest nii palju on teha. Selle postituse eesmärk on lahti mõtestada eduka to do listi tegemine.

Millal on hea kasutusele võtta to do list?

Tegevusnimekirja iseloom ja selle vajalikkus sõltub elustiilist kui ka eesmärkidest. Kiire ja aktiivse elustiili puhul võivad to do listid olla kasulikud ja mõnele isikule isegi vajalikud. Loetelu koostamine on hea selguse loomiseks, elu organiseerimiseks ja ilmselgelt hea alustus ajajuhtimiseks.

Kõige lihtsam to do list on  nimekiri vajalikest tegevustest, näiteks kodu koristamine, lõputöö kirjutamine, poes käimine, tädile helistamine jne. Tavaliselt on esmalt nimekiri lühikene, kuid lõpuks tegevusi tuleb juurde ja on võimalik, et taas tekib segane olukord.

To do liste saab teha mitmesse kohtadesse, näiteks märkepaberile, märkmikusse või kasutatakse mõnda rakendust. Eks iga inimene peab ise valima endale sobiva viisi. Minu eraelu to do listid teen alati märkmikusse, kuid töötades meeskonnaga kasutan Trellot (saab juurde lisada ka faile ja konkreetsed inimesed määrata) või Google Sheetsi.

Väike lugu, mis näitab, et to do listi võimalikku ebaefektiivsust (ja minu lapsikust)

Minu noorem õde on tohutult kiire elustiiliga. Vajalike tegevuste meeles hoidmiseks võttis ta kasutusele märkmepaberitega to do listi. Ühel ilusal päeval, kui mul oli natukene lapsik tuju, lisasin täiendasin tema plaanitud tegevuste kirjeldust. Näiteks: MTÜ avaldused → MTÜ avaldused (kasside võtmine). Ma olin väga elevil, et kuna ta märkab minu kunstiteost…aga seda aega ei tulnudki!

Nüüd, kui ma hakkasin seda postitust kirjutama, siis uurisin, et millal ta viimati vaatas seinal olevaid märkmepabereid ja kas ta on märganud minu meistriteost. Ta tunnistas, et pole seinal olevat to do listi ammu vaadanud.

to do list gerttu

Vead, mis teevad to do listi kasutuks

Tegevusnimekirjal peab olema reaalne eesmärk. Selle tegemisel ei tohiks lähtuda mõttest: “Tahan olla asjalik.” Kaldun arvama, et kõige sagedasem eesmärk võiks olla lihtne soov saada asjad tehtud. Mina läheks detailsemaks, näiteks: “Koostan tööülesannete nimekirja, et saaksin töötada enda arengu ja edutamise suunas.”

Puudub tehnika, et mida tehtud listiga edasi teha. Olgu, list on nüüd olemas, aga mis edasi? Ainult nimekirja olemasolust ei piisa. Kindlasti tuleb võtta järgmine samm, milleks võiks olla listi igapäevane kasutamine. Päeva planeerides tuleb arvesse võtta to do listis olevad tegevused.

Olgu, nimekiri vajalikest tegevustest on valmis, kuid endiselt puuduvad tähtajad. Jättes tähtajad määramata, siis sisuliselt annad endale lõpmatult aega. Ühel hetkel avastad, et tähtaeg on ukse ees või hoopis oled tegevuse ära unustanud. Tähtaegade määramisega muudad oma päeva planeerimise lihtsamaks.

Olulise veana saab välja tuua olukorra, kus isikul on korraga liiga palju to do liste. Iga eluvaldkonna jaoks ei ole vaja eraldi nimekirja. Mina proovin hoida kolme valdkonda: kool, lisaprojektid (vabatahtliktöö, ürituste organiseerimine) ja muu. Oluline on välja tuua, et to do listide kategooriad ei pea olema muutumatud. Need peaksid kaasas käima elustiiliga. Kindlasti tuleb aeg-ajalt kategooriaid lisada või eemaldada, näiteks asendad ühe kategooria teisega (kool→töö).

Miinuseks on harjumus kasutada tegevusnimekirja aeg-ajalt, kui meelde tuleb. Olles otsustanud võtta kasutusele eelkirjeldatud ajajuhtimise tehnika, siis jää sellele ka kindlaks, kuni leiad parema meetodi. Järjepidevus on oluline.

Kuidas teha hea to do list?

  1. Väldi eelnevalt kirjeldatud vigasid. 
  2. Loo kategooriad, nt töö, kool, kodu, hobi, 10 minuti ülesanded, muu jne.
  3. Vajadusel loo alakategooriad. Näiteks kool on üks kategooriatest ning alakategooria on kodutööd või lõputöö. Oluline on, et Sinu jaoks oleks list lihtsasti kasutatav ja loogiline.
  4. Ära pane oma nimekirja tegevusi, mille saaksid kohe ära teha paari minutiga.
  5. Ole põhjalik! Ära kirjuta “teen lõputööd”, vaid mine detailseks. Näiteks: loen x autori artiklit, kirjutan sissejuhatuse, otsin skaalasid jne.
  6. Prioritiseeri. Minule meeldib kasutada A, B, C, D süsteemi. A tähistab kiireid, mahukad ja olulisi tegevusi (ühe päeva jooksul 2-4 ülesannet). D tähistab kõige vähem olulisi tegevusi, näiteks pesu sorteerimine ja pesemine.
  7. Tee to do list kohta, kust list ei saa ära kaduda ja mida saad endaga kaasas kanda. Minu jaoks on see märkmik. Soovitan Sul lugeda ka minu kirjutatud postitust bullet jurnali kohta (link).
  8. Ära tõmba maha tehtud ülesandeid, vaid märgi need kuhugile üles. Näiteks mina teen ülesande ette kastikesse ja kui ülesanne tehtud, siis märgin risti. Miks? Nii näed reaalselt ülesandeid, mis on juba tehtud.

Sellised on minu mõtted, soovitused ja kogemused seoses to do listidega. Lähiajal plaanin läbi lugeda kaks ajajuhtimise teemalist raamatut. Kui olen nendega ühele poole saanud, siis kindlasti on mul veel uusi mõtteid, mida oma blogis kajastada.

Arutelu